Perguntas que você deveria fazer antes de contratar uma administradora de condomínios
Está pensando em contratar uma Administradora de Condomínios?
Se você é síndico está pensando em contratar uma administradora para ajudar a administração do condomínio, então veio ao lugar certo. Respondemos neste texto as principais dúvidas sobre o assunto. Continue lendo e fique por dentro!
Antes de tudo, quando você se candidatou a síndico do seu condomínio, provavelmente, estava pensando em como a sua atuação poderia ser benéfica para o condomínio, seu plano era ajudar o seu prédio a continuar crescendo ou ainda tirá-lo de uma situação ruim.
O que você já deve ter percebido, é que na prática essa tarefa não é tão simples quanto parece. Isso porque são muitos os detalhes que fazem parte do dia-a-dia da atuação do síndico e o menor descuido pode se tornar em um grande problema lá na frente. E é aí que entra uma administradora, o objetivo dela é fazer com que a parte burocrática da administração do condomínio, principalmente o que diz respeito à contabilidade e questões legais, não sejam descuidadas.
Vamos para as perguntas:
Quando contratar uma administradora de condomínios?
Já explicamos que as funções do síndico são complexas e, nem sempre, a pessoa eleita tem as habilidades contábeis e administrativas necessárias para atender a todas as questões.
Além disso, administrar condomínio não é apenas pagar contas, gerar boletos e controlar recebimentos, embora tudo isso já demande muito trabalho. O sindico precisa ainda estar atento a questões como recolhimento e retenção de impostos sobre notas fiscais, folhas de pagamento, etc.
Dessa forma, uma administradora é bem-vinda para manter as contas do condomínio devidamente ajustadas e evitar problemas legais.
Em que a administradora pode ajudar?
No geral, uma administradora de condomínios irá assumir as seguintes atividades:
- Escrituração dos livros contábeis e do Livro Caixa
- Prestação de contas mensais
- Demonstrações contábeis anuais
- Obrigações fiscais: emitir guias de INSS, FGTS, ISS e DARF
- Registro de empregados, assim como as demissões
- Orientações legais sobre as normas e a legislação
- Orientação financeira sobre orçamento de condomínio
- Disponibilização de ferramentas facilitadoras para as transparências das contas, tais como: aplicativo para celular, balancete digital na internet, sistema de votação eletrônica, etc.
O síndico pode contratar sem aprovação dos condôminos?
Quando se trata de uma administradora que substituirá o síndico na sua função, não é necessário que haja uma Assembleia Geral para aprovação da contratação. Além disso, caso a convenção do seu condomínio não preveja a administração por não proprietários, ela terá que ser alterada.
Um síndico não pode simplesmente transferir a terceiros o poder que lhe foi dado pelos condôminos quando foi eleito. Dessa forma, para que as funções administrativas possam ser passadas para uma administradora, é necessária aprovação em assembleia.
Quando se trata de uma administradora que irá ASSESSORAR o sindico e esta nova contratação já estiver prevista no seu orçamento da A.G.O, não existe problema a contratação sem a anuência da assembleia pois é fundamental que a função de assessoramento seja uma empresa de confiança do(a) síndico(a).
Qual a empresa certa?
Escolher a administradora certa requer muito cuidado.
Nossa dica é: jamais escolha pelo preço, mas, sim, pelos serviços que ela oferece. Veja exatamente que pacote de serviços você precisa, em quais atividades necessita de apoio.
Além disso, faça uma cuidadosa pesquisa antes de escolher. Procure todo o tipo de informações a respeito das suas opções, busque referências em condôminos que essas empresas administram ou já administraram.
Peça também que para ter acesso a ficha cadastral da empresa, cheque sua regularidade e até mesmo a dos sócios.
Existe departamento jurídico na administradora?
Normalmente, as administradoras oferecem serviços administrativos e contábeis, mas existem algumas empresas que possuem departamentos jurídico que oferecem, além de suporte em questões cíveis, trabalhistas, tributárias e até mesmo criminais, são úteis caso você precise tomar ações legais por inadimplência.
