Como conduzir a Assembleia de Condomínio
Não raramente costumamos presenciar assembleias intermináveis que chegam ao fim sem que nada seja decidido. Geram muita polêmica, muito bate-boca e nenhuma praticidade.
Esse cenário tem muito a ver com a condução da assembleia, principalmente pela função exercida pelo presidente, pois é ele quem irá cuidar para que a pauta seja inteiramente discutida, buscando priorizar sempre a clareza e objetividade.
Pode parecer que não, mas uma boa condução de assembleia começa pelo EDITAL. Priorize somente assuntos relevantes e necessários ao debate, evite em um único edital incluir muitos assuntos, isso torna a assembleia cansativa e, por muitas vezes, assuntos importantes que estão posicionados mas ao fim do edital, não são devidamente discutidos por cansaço dos participantes, o que faz com que algumas decisão sejam tomadas de maneira “atabalhoada” sem o debate necessário.
Esse desgaste da assembleia pode gerar aprovações de temas que serão matéria no futuro de outras assembleias tendo em vista terem sido decididos sem a maturidade necessária.
Detalhe importante é NÃO COLOCAR NENHUM ASSUNTO PARA SER DELIBERADO NO ITEM “ASSUNTOS GERAIS”, neste item insira somente informes a serem repassados aos condôminos, podendo ainda colher sugestões de temas para as próximas assembleias.
O próximo passo é a escolha de um presidente e um secretário da assembleia. O primeiro sugerimos que seja condômino e deve ser alguém que tenha uma posição imparcial quanto às correntes políticas do condomínio, de maneira a evitar comentários de que a condução da assembleia foi tendenciosa.
O presidente deve conduzir os temas respeitando a convenção do condomínio e de maneira democrática, contudo, deve ser objetivo nos debates cortando qualquer discussão que esteja fugindo do item do edital. Sugerimos a abertura de inscrições para a fala de cada item, tanto a favor como contra, e, finalizado o prazo para as inscrições, não devem ser aceitas novas propostas.
Na votações, o presidente deve promover a contagem dos votos dentro do que determina a convenção condominial, ou de forma proporcional ou pela apuração das frações ideais.
Feita a apuração, o presidente publica o resultado a todos os presentes passando ao item subsequente.
Já a escolha do secretário, sugerimos também que seja condômino, que seja imparcial quanto a qualquer corrente política, devendo auxiliar o presidente da assembleia para o cumprimento dos requisitos formais, evitando questionamentos de nulidade da reunião.
O secretário deverá checar a lista de presença, conferir se todos que assinaram estão presentes, cuidar para que os votos dos inadimplentes não sejam considerados na votação, analisar as procurações apresentadas e sugerir a edição da ata.
A sinergia entre o secretário e presidente deve ser observada também, pois é comum que, quando pertencentes a correntes políticas um tente prejudicar o trabalho do outro, o que poderá causar sérios transtornos, não somente no decorrer da assembleia mas depois da assembleia. Não raramente nos deparamos com atas que estão pendentes a meses por ausência de assinaturas tendo em vista discordância da redação.
Portanto, faça um edital enxuto, discuta estritamente o necessário, se possível, nos temas polêmicos, faça uma enquete antes com os moradores, de forma que as pessoas compareçam à assembleia com o tema já mais amadurecido, defina os cargos para a assembleia de maneira imparcial, dê a palavra àqueles que se inscreveram, debata os argumentos pró e contra cada item e decida com segurança.
São essas as nossas recomendações para uma assembleia cujo objetivo é o de deliberar assuntos de relevância para o condomínio.