Como fazer uma Assembleia em simples passos
Está chegando a hora de organizar a assembleia do seu condomínio e você não está muito certo sobre como fazê-la? Não se preocupe, mostramos neste texto como organizar uma assembleia condominial de forma simples e descomplicada.
Vamos começar pela pergunta básica que irá guiar todo o processo: Qual o motivo da Assembleia?
De uma forma geral, a assembleia é a reunião na qual os condôminos discutem problemas referentes ao condomínio e tomam decisões referentes aos mesmos. Existem três principais tipos de assembleia: Assembleia de instalação (convocada pela incorporadora para instalar o condomínio), Assembleias Ordinárias (disciplinadas na convenção do condomínio) e Assembleias Extraordinárias ou de caráter emergencial (convocada a qualquer momento pelo síndico).
A Assembleia Geral Ordinária é assegurada por lei através do Artigo 1.348, VIII do Código Civil). Segundo ele, a prestação de contas deve acontecer, pelo menos, uma vez por um ano e as informações devem ser apresentadas pelo síndico através de uma Assembleia Geral Ordinária, mas a reunião de condomínio também pode acontecer em datas determinadas no decorrer do ano, principalmente quando existe uma obra em andamento ou os condôminos sentem que precisam de um menor espaço de tempo entre as prestações de conta. Além disso, a reunião de condomínio também pode ter caráter emergencial, normalmente, quando surge algum imprevisto cuja resolução precisa de aprovação em assembleia.
Organize a documentação
Considerando isso, a primeira coisa que você precisa fazer é garantir que toda a documentação referente a prestação de contas esteja organizada.
É ainda importante que você tenha adotado uma política de transparência dentro do condomínio, ou seja, que os condomínios recebam toda a informação que será apresentada na reunião antes dela, para que tenham tempo de analisar tudo com calma. Essa é uma estratégia interessante que diminui as chances de mal entendidos durante a reunião.
Convoque os moradores
O segundo passo é marcar a assembleia e fazer com que todos saibam exatamente quando ela irá acontecer.
O síndico deve marcar a data da Assembleia e comunicar aos moradores. Essa convocação pode ser feita através de um edital, que deve incluir ainda a pauta da assembleia. Lembramos que, durante a reunião é vetada a realização de qualquer tipo de votação que não estava prevista no edital. Então a convocação via edital oferece essa proteção ao síndico.
Sugerimos ainda que a chamada para a Assembleia seja divulgada no quadro de avisos ou em qualquer outro espaço comum como, por exemplo, os elevadores do prédio.
Outra sugestão é que o(a) síndico(a) obedeça, criteriosamente, os requisitos definidos na convenção do condomínio para o ato convocatório.
Previna-se: Se o seu condomínio possui alta taxa de abstenção, é ainda interessante que, na hora de entregar os editais de convocação para assembleia, você passe uma ata e peça para que os condôminos assinem confirmando o recebimento.
Organize a apresentação
Organizar a documentação e fazer a convocação são as fases que antecedem a Assembleia, além disso, o síndico precisa se concentrar em fazer com que a apresentação dos dados da prestação de contas seja clara, facilitando assim o entendimento dos condôminos.
Para isso, crie uma apresentação simples, mas recursiva. Uma boa forma de fazer isso é usando slides com gráficos, infográficos, imagens, etc. Você pode, por exemplo, usar um gráfico de evolução para mostrar o crescimento ou diminuição dos gastos no período.
Confira algumas dicas para a realização de uma boa apresentação:
- Prepare um material resumindo os dados a serem apresentados e distribua-o entre os condôminos no início da Assembleia.
- Escolha uma pessoa para registrar a Assembleia.
- Apresente os dados de forma categorizada, falando das despesas por tipo.
- Apresente um comparativo entre a previsão orçamentária e os gastos.
- Coloque-se à disposição para apresentação de qualquer documentação ou informação sobre a prestação de contas.
