Técnicas para movimentar corretamente o dinheiro do condomínio
Lidar com problemas entre vizinhos, resolver uma questão referente ao abastecimento de água do prédio, todas essas coisas parecem fichinha, para a maioria dos síndicos, quando comparadas à movimentação das contas do condomínio. Afinal de contas, estamos falando de dinheiro e quando o assunto é dinheiro todo cuidado é necessário.
Para te ajudar nesse processo apresentamos neste texto algumas técnicas que podem ser usadas para movimentar corretamente o dinheiro do condomínio.
A importância da organização das contas
Manter a movimentação bancária do condomínio organizada é fundamental para garantir que o seu condomínio mantenha-se em um bom estado financeiro.
E são tantas movimentações (pagamentos, recebimentos, boletos, salários, encargos, etc) que é fácil perder o controle das mesmas. O problema é que quando não sabemos justificar uma entrada ou saída, a transparência pode ser comprometida.
Como organizar as contas do condomínio?
O seu guia para organização das contas do condomínio é a convenção. Embora nem todas as convenções toquem nesse assunto, as que o abrangem devem se religiosamente seguidas.
Além disso, é fundamental que haja acompanhamento constante, principalmente quando as contas do seu condomínio são feitas por um síndico profissional ou por uma administradora. É necessário examinar se o saldo em conta bate com o saldo contábil. Além disso, deve-se observar se as contas mensais atendem ao que foi projetado na previsão orçamentária. É papel dos moradores e conselheiros realizar tal acompanhamento. E todo processo pode ser facilitado pela implementação de um sistema que permita visualização das contas.
Quem deve ter autonomia para movimentar o dinheiro do condomínio?
Seu condomínio deve ter uma conta corrente no nome do empreendimento, não do síndico (é ainda ideal também uma conta poupança ou aplicação para fundo de reserva). Também desencorajamos o uso das chamadas “contas pool”, já que nelas as administradoras colocam a verba de diferentes empreendimentos num só lugar, dificultando a transparência.
Geralmente, quem movimenta as contas do condomínio é a administradora. A empresa contratada deve ficar responsável pela realização de pagamentos e recebimentos do empreendimento.
Em condomínios que não possuem parceria com uma administradora de condomínio, a movimentação pode ser feita pelo síndico e acompanhada por um conselheiro. Em situações como essa o conselho precisa ser extremamente atuante, e ainda mais se o síndico for um profissional contratado, e não um morador. Já que caberá ao conselho examinar as contas buscando impedir qualquer erro ou fraude.
Na hora da prestação de contas, o síndico deve entregar a prestação de contas primeiro aos membros do conselho (que normalmente é formado por três moradores) e só depois apresentá-las na Assembleia Geral Ordinária.
Dicas para a prestação de contas:
Se você é um responsável pela movimentação das contas no seu condomínio, indicamos que você esteja sempre atento e separe as suas contas de forma categorizada, facilitando assim o esclarecimento sobre as movimentações realizadas.
Ao falar das despesas, por exemplo, apresente despesas com pessoal, consumo, material de consumo, etc. de forma separada. Isso permite ainda que você e os condôminos possam saber quais as despesas mais altas em que se pode tentar economizar.
Além disso, faça um comparativo entre a previsão orçamentária e os gastos.
